Resolución de 14 de noviembre de 2013, de la Universidad de Huelva, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regula la organización y el funcionamiento del Registro General y Telemático de la Universidad de Huelva.
| Sección | 3. Otras Disposiciones |
| Emisor | UNIVERSIDADES |
| Rango de Ley | Resolución |
P R E Á M B U L O
El artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, modificado por Ley 4/1999, de 13 de enero, y por el artículo 68 de la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, regula los registros administrativos con la finalidad de conseguir dos objetivos: en primer lugar, ofrecer constancia a la ciudadanía de sus relaciones documentales con la Administración y con ello garantizar sus derechos; y, en segundo lugar, satisfacer las necesidades de toda la organización pública en lo relativo a la ordenación de sus entradas y salidas de escritos y comunicaciones.
La Universidad de Huelva desea apostar claramente por la incorporación de las tecnologías, y adoptar nuevos procedimientos como el archivo digital de la documentación recibida, referente al correspondiente asiento registral. A esta clara vocación se le une, en estos momentos, las posibilidades de registro electrónico incorporadas por la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y de Orden Social, con la finalidad de impulsar el uso de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en la actividad administrativa.
Sin embargo, la que supone un punto de inflexión en la denominada Administración Electrónica, ha sido la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de la Ciudadanía a los Servicios Públicos, que sirve de impulso a la Universidad de Huelva para ofrecer unos servicios electrónicos impensables hace sólo unos años.
Asimismo, el Registro General de la Universidad de Huelva tiene una clara vocación de colaboración con otras administraciones públicas con el objeto de conseguir el aumento de los servicios que presta a la comunidad universitaria, permitiéndole utilizar las oficinas de registro de la propia Universidad para la remisión de documentos dirigidos a otras administraciones; por ello, la Universidad de Huelva impulsará la firma de convenios con otras administraciones públicas.
Por todo lo anterior, se hace necesario dotar a la Universidad de Huelva de unas normas de carácter interno que regulen el funcionamiento de las oficinas de registro de documentos.
EL REGISTRO, DISPOSICIONES DE CARÁCTER GENERAL
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El registro es una función pública que tiene por objeto dejar constancia oficial del flujo documental de las solicitudes, escritos y comunicaciones recibidos o remitidos por la Universidad, mediante la práctica de asientos de entrada y salida en el sistema registral establecido al efecto.
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En esta línea, el Registro General de la Universidad de Huelva se corresponde con lo previsto en el artículo 38.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
El presente Reglamento, dictado en desarrollo de los artículos 35, 38, 46 y 70 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y de los artículos 24 y siguientes de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de ciudadanos y ciudadanas a los Servicios Públicos, regula en el ámbito de la Universidad de Huelva:
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La estructura del sistema de registro.
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Las funciones de los distintos registros.
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Garantías del sistema de registro general.
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Las condiciones y criterios para la presentación y asiento de documentos.
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La expedición de recibos de presentación, copias selladas y autenticadas.
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La creación del registro electrónico, la regulación de su funcionamiento y el establecimiento de los requisitos y condiciones específicas que regirán en la presentación, recepción y salida de solicitudes, escritos y comunicaciones que se transmitan por medios electrónicos.
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La Universidad de Huelva dispone de un sistema automatizado de registro único y común para todos sus órganos y unidades administrativas.
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El sistema está integrado por el Registro General de la Universidad de Huelva, con sede en el edificio del Rectorado en el Campus Universitario de Cantero Cuadrado, así como por el Registro General Auxiliar radicado en el edificio Juan Agustín de Mora Negro y Garrocho (Pabellón número 13), en el Campus de El Carmen y el Registro Telemático que se regula en el Título Tercero del presente Reglamento.
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Por acuerdo de Consejo de Gobierno, a propuesta del/a Secretario/a General, se podrán crear otros registros configurados como registros auxiliares del Registro General para facilitar la presentación y emisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.
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Los asientos que realicen los registros auxiliares quedarán integrados automáticamente en el Registro General de la Universidad de Huelva, del que forman parte y con el que compartirán la aplicación informática de soporte.
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El sistema será gestionado por la unidad administrativa a la que competa el Registro General de documentos en la Relación de Puestos de Trabajo de la Universidad de Huelva, que ejercerá las funciones de coordinación, administración y supervisión del mismo, de acuerdo con su estructura orgánica.
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El sistema dependerá del/a Secretario/a General de la Universidad quien, de conformidad con lo establecido en el artículo 41.g) de los Estatutos de la Universidad de Huelva, aprobados por Decreto 232/2011, de 12 de julio, dirige la actividad del Registro General.
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Todos los registros del sistema de Registro General, con la salvedad establecida en el artículo 18.3 de este Reglamento, desarrollarán las siguientes funciones:
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La recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones.
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La expedición de recibos de presentación de las solicitudes, escritos y comunicaciones.
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La anotación de asientos de entrada y salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones.
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La remisión de las solicitudes, escritos y comunicaciones a los órganos y unidades destinatarios.
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La realización de cotejos y la expedición de copias compulsadas de los documentos originales aportados por los interesados, cuando la normativa lo exija.
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Cualesquiera otras que se les atribuya legal o reglamentariamente.
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Las unidades administrativas donde radican los registros del sistema tienen la consideración de órganos administrativos por tener atribuidas funciones con efectos jurídicos frente a terceros.
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Concluido el trámite de registro de entrada, los escritos, solicitudes y comunicaciones originales serán cursados sin dilación a los órganos o unidades administrativas destinatarios para su tramitación.
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El sistema garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de al menos los siguientes datos:
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Número o código de registro.
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Fecha y hora de presentación en cualquiera de los lugares enumerados en el artículo 6 de este Reglamento, cuando se trate de documentos de entrada.
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Fecha y hora de alta en el registro, que indica el día de entrada o salida del documento.
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Naturaleza del documento.
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Extracto del contenido.
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Identificación del interesado, órgano o unidad administrativa de procedencia.
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Identificación del interesado, órgano o unidad administrativa de destino.
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La aplicación informática garantizará la integración en el sistema automatizado de registro general de las anotaciones efectuadas en el Registro General y en los Registros Auxiliares, estableciendo automáticamente una numeración correlativa de los asientos en función del orden temporal de recepción o salida.
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El Registro quedará cerrado cada día y sus asientos ordenados cronológicamente.
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Anualmente se formará en soporte papel o electrónico un libro de registro con dos secciones: entrada y salida, diligenciado y firmado por el/la Secretario/a General.
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El órgano responsable de la seguridad del sistema automatizado de Registro General de la Universidad de Huelva es la Secretaría General en coordinación con el Vicerrectorado competente en materia de nuevas tecnologías de la información y la comunicación.
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Las solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a los órganos y unidades de la Universidad de Huelva podrán presentarse con idénticos efectos ante cualquier registro del sistema.
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Asimismo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, ya citada, los ciudadanos y ciudadanas podrán presentar las solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a los órganos y unidades de la Universidad de Huelva en los siguientes lugares:
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En los registros de cualquier órgano administrativo que pertenezca a la Administración General del Estado o a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas.
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En las oficinas de Correos en la forma que reglamentariamente se establezca.
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En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
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En los registros de las entidades que integran la Administración local con las que la Universidad de Huelva suscriba el oportuno convenio.
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En cualquier otro registro que establezcan las disposiciones vigentes.
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De igual forma, en virtud de convenio de colaboración en materia de cooperación administrativa firmado entre las Universidades Públicas de Jaén (14.1.2002), Córdoba (25.2.2002), Pablo de Olavide (6.3.2002) e Internacional de Andalucía (6.3.2002) con la Universidad de Huelva, y mientras dure su vigencia, estas universidades reconocen sus registros respectivos como lugares válidos a efectos de presentación de documentos por la ciudadanía.
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Los ciudadanos y ciudadanas podrán asimismo presentar en el sistema de registro general de la Universidad de Huelva las solicitudes, escritos y comunicaciones que dirijan a la...
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